VERKFERLAR OG STEFNUR WIFT/KIKS VARÐANDI TILKYNNINGAR
SMELLTU HÉR TIL AÐ FYLLA ÚT TILKYNNINGAFORM.
Til að tryggja faglega, örugga og réttláta meðhöndlun kvartana innan WIFT/KIKS hafa eftirfarandi verkferlar og stefnur verið settar upp.
1. Grunnreglur og stefna
Skýrar reglur
WIFT/KIKS skulu hafa skriflega stefnu sem skilgreinir:
- Óásættanlega hegðun (t.d. kynferðislega áreitni, hugverkastuld o.fl.).
- Verkferla við móttöku og meðhöndlun tilkynninga.
- Mögulegar afleiðingar brota.
Trúnaður
- Allar tilkynningar verða meðhöndlaðar af algjörum trúnaði.
- Aðeins viðeigandi aðilar hafa aðgang að upplýsingum um málið.
Réttlát málsmeðferð
- Bæði sá sem tilkynnir og sá sem málið beinist að skulu fá sanngjarna meðferð og tækifæri til að koma sínum sjónarmiðum á framfæri.
2. Stefna fyrir tiltekin málasvið
Kynferðisleg áreitni og ofbeldi
- Kynferðisleg áreitni er með öllu óheimil innan samtakanna og á viðburðum þeirra.
- Sérhver tilkynning um slíka hegðun verður rannsökuð tafarlaust.
- Félagsmaður sem sannarlega hefur brotið af sér verður vísað úr samtökunum og mál tilkynnt til yfirvalda ef þörf krefur.
- Ef gerandi er utan samtaka verða viðeigandi yfirvöld og/eða vinnustaður geranda upplýst um málið.
Hugverkastuldur og réttindi
- WIFT/KIKS tekur hugverkastuld mjög alvarlega og hefur skuldbundið sig til að vernda hugverk félagsmanna.
- Sérhver tilkynning um hugverkastuld verður rannsökuð í samræmi við verkferla samtakanna.
- Ágreiningsmál verða leyst með samningaviðræðum, sáttameðferð eða vísað til lögfræðinga ef nauðsyn krefur.
Einelti og valdníðsla
- WIFT/KIKS skuldbindur sig til að skapa umhverfi þar sem einelti eða valdníðsla þrífst ekki.
- Tilkynningar um einelti verða teknar alvarlega og leystar í samræmi við verkferla samtakanna.
- Ef gerandi er utan samtaka verður reynt að miðla málinu með aðkomu utanaðkomandi ráðgjafa eða með tilkynningu til viðeigandi aðila.
Misnotkun á úrræðum samtakanna
- Félagsmönnum er óheimilt að nýta úrræði samtakanna í eigin þágu án heimildar.
- Tilkynningar um slíka misnotkun verða rannsakaðar og viðeigandi viðbrögð gripin til.
Mismunun og misrétti
- WIFT/KIKS leggur áherslu á jafnrétti og fjölbreytni innan samtakanna.
- Sérhver tilkynning um mismunun verður rannsökuð og afleiðingar ákveðnar í samræmi við alvarleika málsins.
- Ef gerandi er utan samtaka verður málið sent viðeigandi yfirvöldum eða stofnunum til meðhöndlunar.
Launamisrétti
- WIFT/KIKS hefur skuldbundið sig til að berjast gegn launamisrétti kynjanna.
- Tilkynningar um launamisrétti verða rannsakaðar og leystar í samráði við hlutaðeigandi aðila.
- Ef málið tengist utanaðkomandi samstarfsaðila verður það sent viðeigandi yfirvöldum eða vinnustað til úrlausnar.
Vandamál tengd samstarfsverkefnum
- Félagsmönnum ber að virða ábyrgð sína og hlutverk í samstarfsverkefnum.
- Sérhver ágreiningur verður leystur með sáttamiðlun eða með tilstuðlan utanaðkomandi aðila ef nauðsyn krefur.
Netáreitni og samskipti
- Félagsmönnum ber að sýna virðingu í samskiptum sínum, þar með talið á netmiðlum samtakanna.
- Tilkynningar um netáreitni verða rannsakaðar og viðeigandi viðbrögð gripin til.
- Ef gerandi er utan samtaka verður málið sent til yfirvalda eða stjórnanda viðkomandi netsamfélags.
3. Móttaka kvörtunar
Tengiliður
- Trúnaður skal vera innan stjórnar WIFT/KIKS í málsmeðferðum tilkynninga.
- Skipa skal sérstakan trúnaðarmann innan WIFT/KIKS sem tekur á móti tilkynningum og ábendingum í gegnum sér netfang, td trunadur@wift.is
- Trúnaðarmaður í samstarfi við formann tekur ákvörðun um hvort málið komi á borð stjórnar til rannsóknar eða fari til fagaðila (löggæslu, sálfræðings etc)
Kvörtunarform
- Eyðublað skal liggja fyrir bæði rafrænt og á pappír. Það skal innihalda:
- Dagsetningu og staðsetningu atviksins.
- Lýsingu á atvikinu.
- Upplýsingar um möguleg vitni.
- Óskir kvartanda um lausn málsins.
Aðgangur
- Upplýsingar um hvernig og hvar má leggja fram ábendingu eða tilkynningu skulu vera aðgengilegar öllum félagsmeðlimum.
4. Rannsóknarferlið
Staðfesting
- Félagsmaður fær staðfestingu á móttöku tilkynningar innan 2-5 virkra daga.
Rannsókn
- Trúnaðarfulltrúi eða rannsóknarteymi skal:
- Tala við félagsmann og skrá nákvæmar upplýsingar um atvikið.
- Tala við vitni (ef einhver eru).
- Safna sönnunargögnum, svo sem tölvupóstum, skjölum eða skjáskotum.
Ráðgjöf
- Í flóknum málum skal leita til lögfræðings eða sérfræðings, sérstaklega ef málið snýst um kynferðislega áreitni eða önnur lögbrot.
- Ef gerandi er utan samtaka verður haft samband við viðeigandi aðila, svo sem yfirvöld eða vinnustað geranda.
5. Ákvarðanataka
Mat á niðurstöðum
- Stjórn WIFT/KIKS metur niðurstöður rannsóknar.
Viðeigandi viðbrögð
- Minni háttar brot: Viðvörun eða leiðbeinandi samtal.
- Alvarleg brot:
- Brottrekstur úr samtökunum.
- Tilkynning til lögreglu eða annarra yfirvalda.
- Vísa málinu til óháðs sáttasemjara.
- Ef gerandi er utan samtaka:
- Málið verður sent viðeigandi yfirvöldum, stofnunum eða vinnustað til úrvinnslu.
- Vísa málinu til óháðs sáttasemjara.
Sáttameðferð
- Ef báðir aðilar eru samþykkir má leita sátta með aðstoð óháðs aðila.
- Mikilvægt er að tryggja hlutleysi sáttamiðlara og jafnt tillit til sjónarmiða beggja aðila.
- Sáttameðferðin skal byggjast á skýrum og vel skilgreindum ferlum til að forðast frekari ágreining.
- Ef niðurstaðan úr sáttameðferð er ekki viðunandi fyrir annan eða báða aðila, skal stjórn tryggja að málið haldi áfram í samræmi við verkferla fyrir óleyst mál.
Ef ekki næst sátt
Lokamat á stöðunni:
- Stjórnin metur allar fyrirliggjandi upplýsingar á hlutlausan hátt.
- Áhersla er lögð á að greina mögulega lausn og meta hvort frekari rannsóknir séu nauðsynlegar.
Samráð við utanaðkomandi aðila:
- Ef málið krefst sérhæfðrar meðferðar er það vísað til lögfræðinga eða sérfræðinga með reynslu af sambærilegum málum.
- Hlutleysi tryggt með því að velja óháðan aðila.
Tilkynning til yfirvalda:
- Ef málið inniheldur mögulegt lögbrot er það tafarlaust tilkynnt viðeigandi yfirvöldum.
- Stjórnin styður við ferlið með því að veita öll nauðsynleg gögn.
Samskipti við aðila:
- Báðir aðilar fá skýra og reglulega uppfærslu um framvindu málsins.
- Áhersla lögð á hlutlaust og faglegt orðalag.
Endanleg niðurstaða:
- Ef ekki tekst að finna lausn í sátt eða lögfræðilegum úrskurði, mun stjórn staðfesta og tilkynna endanlega niðurstöðu málsins.
- Þessi niðurstaða skal byggjast á skýrum gögnum og hlutlægri úttekt.
Fylgni eftir málalok:
- Stjórnin metur hvort kerfisbreytingar eða forvarnir séu nauðsynlegar til að koma í veg fyrir svipuð mál í framtíðinni.
- Félagsmeðlimir eru upplýstir (ef við á) um breytingar á verkferlum eða stefnu.
Kostnaður og greiðslur
- Sérhver ákvörðun um greiðsluskyldu skal vera skýr og byggð á eðli málsins.
- Félagsmaður og einnig gerandi skulu vera upplýstir um mögulegan kostnað við upphaf rannsóknar eða úrvinnslu máls.
- Ef fjárskortur kemur í veg fyrir að málið fái viðeigandi úrvinnslu innan samtakanna, skal leita eftir styrkjum eða fjárstuðningi frá opinberum stofnunum eða sjálfstæðum styrktarsjóðum.
Greiðsluskylda samtakanna:
- WIFT/KIKS mun standa straum af kostnaði ef málið tengist beinni starfsemi eða verkefnum samtakanna.
Deilt greiðsluábyrgð:
- Ef málið tengist bæði félagsmanni og geranda á jafnréttisgrundvelli, getur verið gerð krafa um að báðir aðilar taki þátt í kostnaði.
Greiðsla af utanaðkomandi aðilum:
- Ef málið tengist ekki starfsemi samtakanna beint, verður málið vísað til viðeigandi aðila eða yfirvalda sem bera ábyrgð á greiðslu kostnaðar.
6. Eftirfylgni og forvarnir
Eftirfylgni
- Trúnaðarfulltrúi fylgist með stöðu málsins og tryggir að lausnin hafi verið fullnægjandi.
Fræðsla
WIFT/KIKS vinni að því að koma á stöðluðum verkferlum innan kvikmyndageirans hvað varðar kynbundið ofbeldi og kynferðislega áreitni í samstarfi við framleiðslufyrirtæki og óháða aðila
- Skipuleggja reglulega fræðslufundi fyrir félagsmeðlimi um málefni eins og:
- Hugverkastuld.
- Kynferðislega áreitni
- Launamisrétti ofl.
Úrræði
WIFT/KIKS skulu tryggja félagsmeðlimum aðgang að:
- Sálfræðiaðstoð.
- Lögfræðiráðgjöf ef nauðsyn krefur.
7. Regluleg endurskoðun
Verkferlar og stefna skulu vera metin og uppfærð árlega í samræmi við reynslu og gildandi lög.